English →

Legal

Politică de Confidențialitate

Cum colectăm, folosim și protejăm datele participanților la TIMUN 2026

Asociația de Reprezentare și Proiecte Diplomatice (ARPD) · Versiunea 1.0 · Ultima actualizare: Iulie 2026

Acest document face parte din setul TIMUN 2026, alături de Termenii și Condițiile, Acordul de Participare (Majori) și Acordul Parental (Minori), și trebuie citit împreună cu acestea.

1. Operatorul de date

Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este Asociația de Reprezentare și Proiecte Diplomatice (ARPD), asociație non-profit înregistrată în România, organizatorul Timișoara Internațional Model United Nations 2026 (TIMUN 2026).

Câmp	Detalii
Sediu social	Calea Circumvalațiunii nr. 14/C, et. 10, ap. 41, Timișoara, județul Timiș, România
Cod fiscal (CIF)	52708418
Înregistrare	Nr. 160/2025, Registrul Asociațiilor și Fundațiilor (Judecătoria Timișoara)
E-mail (solicitări privind datele)	secretariat@arpd.ro

Nu am desemnat un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO), nefiind obligatoriu potrivit legii; întrebările privind protecția datelor pot fi adresate la adresa de mai sus.

2. Ce date colectăm

2.1 Date de identificare

Nume, prenume, data nașterii, naționalitate, CNP (unde este necesar pentru identificare sau documente oficiale).

2.2 Copie act de identitate

O copie/fotografie a actului de identitate (față și verso), folosită pentru verificarea identității și a vârstei minime. Este vizibilă doar Secretariatului, este păstrată ca dată administrativă în dosarul participantului și este ștearsă la finalul perioadei de păstrare (secțiunea 9).

2.3 Date ale părintelui/tutorelui legal (pentru participanții sub 18 ani)

Numele, datele de contact și consimțământul reprezentantului legal, colectate prin Acordul Parental.

2.4 Date de contact

Adresă de e-mail, telefon, localitate, țară.

2.5 Date educaționale

Instituția de învățământ, nivelul de studiu, anul absolvirii.

2.6 Date de aplicare

Preferințe de comitet și țară, răspunsuri la întrebările de motivație, experiență MUN anterioară.

2.7 Date operaționale

Prezență, alocarea la comitet, evidența participării.

2.8 Date financiare

Confirmări de plată și referințe ale tranzacțiilor, necesare procesării taxei de confirmare a locului (secțiunea 4.6 din Termenii și Condițiile TIMUN 2026).

2.9 Date medicale / restricții (dacă sunt furnizate)

Alergii, restricții alimentare, informații de contact pentru urgențe.

2.10 Materiale media

Fotografii, înregistrări video și audio realizate în timpul activităților oficiale ale conferinței (secțiunea 6 din prezenta politică).

2.11 Nume de utilizator pe rețele sociale (opțional)

Numele dumneavoastră de utilizator Instagram, dacă alegeți să îl furnizați. Acest câmp este opțional; dacă optați pentru afișare, poate apărea pe legitimația/badge-ul digital pe care îl puteți partaja (secțiunea 4).

3. Temeiul legal al prelucrării

3.1 Executarea contractului

Procesarea aplicațiilor, alocarea rolurilor și desfășurarea conferinței, în baza acceptării Termenilor și Condițiilor TIMUN 2026 la momentul aplicării.

3.2 Obligație legală

Obligații contabile, fiscale și de raportare conforme legii.

3.3 Interes legitim

Securitatea evenimentului, asigurarea calității organizatorice, gestiunea administrativă și promovarea conferinței (inclusiv prin materiale foto/video, conform secțiunii 6 din prezenta politică).

3.4 Consimțământ

Comunicări opționale și, pentru participanții minori, consimțământul reprezentantului legal exprimat prin Acordul Parental.

4. Scopurile prelucrării

Datele sunt prelucrate pentru: organizarea și desfășurarea conferinței; comunicarea cu participanții; emiterea certificatelor de participare; promovarea evenimentului; îndeplinirea obligațiilor legale; gestionarea eventualelor incidente sau daune (secțiunea 7.3 din Termenii și Condițiile TIMUN 2026); îmbunătățirea edițiilor viitoare.

Fiecare participant confirmat primește o legitimație/un badge digital, accesibil printr-un link personal (de forma /id/?u=…), care afișează numele, fotografia, instituția de învățământ, orașul/regiunea, experiența MUN și rolul acestuia. Acest link poate fi partajat și este public pentru oricine îl deține. Câmpurile suplimentare de contact (telefon, e-mail și numele de utilizator Instagram) apar pe badge doar dacă participantul optează pentru afișarea lor.

5. Consimțământ și declarațiile participanților

Prin transmiterea formularului de aplicare și prin participarea la TIMUN 2026, participanții confirmă că datele furnizate sunt exacte și actualizate, precum și că au citit și acceptat Termenii și Condițiile TIMUN 2026 și, după caz, Acordul de Participare (Majori) sau Acordul Parental (Minori). Pentru participanții sub 18 ani, consimțământul scris al părintelui sau tutorelui legal este obligatoriu, conform secțiunii 3.6 din Termenii și Condițiile TIMUN 2026. Consimțământul pentru comunicările opționale poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare retragerii.

6. Fotografii, înregistrări video și drepturi de imagine

Sesiunile oficiale și activitățile sociale ale conferinței pot fi fotografiate sau înregistrate. Conform secțiunii 9 din Termenii și Condițiile TIMUN 2026, participarea la TIMUN 2026 implică acceptul ca participantul să fie fotografiat și filmat, iar ARPD va folosi aceste materiale în scop de promovare, inclusiv publicarea lor pe website, rețele sociale, rapoarte și alte materiale promoționale. Această prevedere este o condiție a participării; nu este disponibilă o opțiune de refuz al fotografierii/filmării în cadrul conferinței.

Pentru participanții sub 18 ani, utilizarea imaginii este autorizată de părintele sau tutorele legal prin Acordul Parental.

Evităm utilizarea imaginilor într-un mod excesiv, înșelător sau care ar putea prejudicia participanții. Solicitări privind o fotografie sau înregistrare publicată: participanții (sau, pentru minori, părintele/tutorele legal) pot contacta Secretariatul la secretariat@arpd.ro; Organizatorul va analiza fiecare solicitare punctuală, fără a garanta eliminarea materialului, întrucât utilizarea imaginii în scop de promovare este o condiție a participării, conform secțiunii 9.2 din Termenii și Condițiile TIMUN 2026.

Fotografiile de grup din momente publice ale conferinței pot rămâne în documentația de arhivă, în baza interesului legitim al Organizatorului.

7. Partajarea datelor și transferuri internaționale

Nu vindem datele cu caracter personal și nu le partajăm în scopuri de marketing ale unor terți neafiliați. Datele pot fi partajate cu: furnizorii de servicii necesari organizării conferinței (platforma de înscriere, procesatorul de plăți, găzduirea website-ului și serviciile de transmitere a e-mailurilor), autorități competente, exclusiv atunci când legea o impune, și parteneri oficiali ai conferinței, cu informarea participantului acolo unde este necesar.

Unii dintre acești furnizori pot fi localizați în afara Spațiului Economic European (SEE). În aceste cazuri, transferurile se realizează cu garanții adecvate, precum Clauzele Contractuale Standard ale UE și, unde este aplicabil, cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework). Lista actuală a acestor furnizori este prezentată mai jos.

Persoanele împuternicite și sub-împuterniciții care primesc date cu caracter personal sunt:

Furnizor	Scop
Appwrite (Appwrite Cloud, regiunea UE/Frankfurt)	Baza de date a aplicației, stocarea fișierelor și autentificarea.
Cloudflare (Cloudflare Pages)	Găzduirea website-ului și funcțiile serverless.
Banca Transilvania (iPay / e-Commerce)	Procesarea plăților cu cardul (3-D Secure); datele cardului sunt introduse pe pagina găzduită a băncii și nu sunt niciodată stocate de noi.
Google (Google Workspace)	Transmiterea e-mailurilor tranzacționale (Gmail) și stocarea securizată a documentelor participanților (copii ale actului de identitate, portret, acorduri semnate) în Google Drive, pentru echipa de organizare.
Resend	Furnizor de rezervă pentru transmiterea e-mailurilor tranzacționale.

8. Cookie-uri și analiza website-ului

Prelucrarea informațiilor stocate în echipamentul terminal al utilizatorului (cookie-uri și tehnologii similare) respectă Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, care transpune Directiva 2002/58/CE (ePrivacy), alături de GDPR.

8.1 Cookie-uri strict necesare

Site-ul poate seta cookie-uri sau tehnologii echivalente strict necesare pentru funcționarea platformei de înscriere și pentru securitate (de exemplu, cookie-uri de sesiune, protecție împotriva atacurilor sau echilibrarea încărcării traficului). Acestea nu necesită consimțământ, conform excepției prevăzute de Legea nr. 506/2004, dar sunt enumerate aici pentru transparență; lista tehnică exactă va fi publicată o dată cu lansarea platformei de înscriere TIMUN 2026.

8.2 Cookie-uri de analiză

Folosim instrumente de analiză (de tip Google Analytics 4) exclusiv pentru a înțelege, agregat și anonimizat, modul de utilizare a website-ului (pagini vizualizate, regiune aproximativă, tip de dispozitiv și browser), pentru a-l îmbunătăți. Nu folosim aceste date în scop de publicitate sau profilare, iar identificatorii de publicitate sunt eliminați. Furnizorul de analiză poate prelucra date în afara SEE, sub garanțiile GDPR aplicabile (Clauze Contractuale Standard). Vă puteți retrage consimțământul pentru cookie-urile de analiză oricând, prin schimbarea preferinței din bannerul/setările de cookie-uri sau prin ștergerea datelor site-ului din browser — retragerea nu afectează legalitatea prelucrării anterioare. Schimbă preferința de cookies

9. Perioada de păstrare și securitatea datelor

Datele administrative (înscriere, plăți, contact, copia actului de identitate) sunt păstrate maximum 3 ani de la finalul conferinței, cu excepția cazurilor în care legislația fiscală/contabilă sau un litigiu în curs impune un termen mai lung, conform secțiunii 5.6 din Termenii și Condițiile TIMUN 2026. Materialele foto/video pot fi păstrate în arhiva ARPD pe termen nedeterminat, în scop de promovare și arhivă.

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice de securitate, inclusiv acces controlat, permisiuni bazate pe roluri și practici de stocare securizată. În cazul unui incident de securitate a datelor, urmăm cerințele GDPR privind notificarea și remedierea acestuia.

10. Drepturile participanților conform GDPR

Aveți dreptul de a solicita oricând: informare, acces la datele personale, rectificarea datelor inexacte, ștergerea datelor (în limitele legale), restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor (unde este aplicabil), opoziție și retragerea consimțământului pentru prelucrările bazate pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.

11. Modul de exercitare a drepturilor

Trimiteți solicitarea la secretariat@arpd.ro, cu suficiente detalii pentru a vă identifica înregistrarea. Vom răspunde în termen de maximum o lună, conform GDPR.

12. Plângeri la autoritatea de supraveghere

Dacă considerați că datele dumneavoastră nu au fost prelucrate corect, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, București, www.dataprotection.ro.

13. Modificarea acestei politici

Organizatorul poate actualiza această Politică de Confidențialitate; versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări revizuită. Modificările majore vor fi comunicate conform secțiunii 15.1 din Termenii și Condițiile TIMUN 2026.

14. Contact

Pentru orice întrebare legată de prezenta Politică de Confidențialitate: secretariat@arpd.ro.

Ultima actualizare: Iulie 2026 · Versiune 1.0